Economía

Las mujeres que más horas pasan con Botín, Florentino…

Conchita Tabuyo es una de las personas más conocidas, relevantes e influyentes de ACS, aunque no aparezca en el organigrama directivo ni participe en las reuniones del comité de dirección. No se encarga de las finanzas ni de las incorporaciones de nuevos empleados a la mayor constructora española. Tampoco lleva las relación con los inversores ni es la directora de comunicación, aunque no hay periodista económico o deportivo en Madrid que no conozca su nombre. Y pese a no estar en nómina del Real Madrid, es la persona a la que llaman los VIP capitalinos para tener el cotizado asiento en el palco del Santiago Bernabéu. Muchos trabajadores se cuadran a su paso. No es para menos. Conchita Tabuyo es la secretaria del presidente Florentino Pérez desde 1979, cuando el ingeniero de Caminos ocupaba un despacho en el Ministerio de Industria. Mucho ha llovido desde entonces. Pero hay una cosa que no ha cambiado: Tabuyo ha sido siempre su sombra fiel. Nadie conoce al poderoso constructor tan bien como ella. Y en pocas personas deposita Pérez tanta confianza como en esta mujer de 50 años, que más que de secretaria ejerce como jefa de gabinete.  “Manda más que nadie en esta casa. Es como la consejera delegada. Es mejor llevarse bien con ella”, reconoce un directivo del grupo. Tabuyo, que a su vez tiene dos secretarias a su cargo, es la Guardia de Corps que vigila el despacho de Florentino Pérez. Maneja su agenda, lee sus correos electrónicos, cierra sus comidas, filtra las llamadas al poderoso constructor y, como reconoce otro ejecutivo, “te encuentra o no el hueco más idóneo para despachar con el presidente”. Se entiende que casi todos en la constructora, y también fuera de ella, la traten con especial sutileza.
Esta situación es extrapolable a otras empresas. Si se pregunta a ejecutivos del entorno de La Caixa sobre María Sas, la asistente que lleva toda la vida con el presidente de la entidad, Isidro Fainé, los comentarios no diferirán mucho de los que emiten los gestores de ACS sobre Tabuyo. Y lo mismo ocurre en La Ciudad Financiera del Santander cuando reciben una llamada de Paulita. En ese momento, los banqueros dejan las tareas que estuviesen haciendo. “Si te llama Paulita es que Botín quiere hablar inmediatamente contigo”, recuerda una ex directiva del Santander.

Tres casos que ponen de relevancia el poder no escrito que ejercen las asistentes personales de los presidentes y grandes directivos. Mandan y mucho. Gracias a su trato directo con la cúpula y a que son sus personas de confianza, tienen una influencia que transciende de su categoría profesional o el puesto que sobre el papel ocupan en la estructura corporativa. Raquel Silva no ha tardado ni cuatro meses en descubrir que, desde que es secretaria de la consejera delegada de Bankinter,   María Dolores Dancausa, tiene una llave maestra que abre todas las puertas con mayor facilidad. “Me hacen más caso dentro y fuera del banco que durante los cuatro años que trabaje para el secretario general. En ocasiones tenía que insistir varias veces para que me atendiesen. Ahora, por el contrario, enseguida te cogen el teléfono, te hacen un hueco en la agenda o el informático tarda un suspiro en subir a mirarte el ordenador”, reconoce Silva.
No obstante, es consciente de que este poder “es efímero” y perdurará mientras siga siendo la mano derecha de Dancausa o la flamante consejera delegada de Bankinter continúe en lo más alto del banco. El día que eso no ocurra, la influencia se evaporará. De la misma opinión es Ann Marie Schutte, personal assistant del número uno de Coca-Cola España: “Intento no abusar de ese poder. Estás en la cúpula, pero debes tener claro que no eres el poder. No se te debe olvidar que no te pertenece ni la agenda del jefe ni su tiempo. No porque alguien te caiga mal, le das cita dentro de cuatro meses o, directamente, no le pasas recado al presidente. Tienes que actuar de forma profesional y quizás la prioridad del asunto exige que arañes hoy mismo un hueco en la agenda para esa persona maleducada que no te cae bien”.  Esta veterana de la firma de refrescos, donde lleva más de dos décadas, tiene claro que el puesto exige “un poco de humildad, una dosis grande de delicadeza en el trato a los demás, una pizca de paciencia y mucha empatía”. Lo que se viene conociendo como inteligencia emocional. De lo contrario, el ejecutivo es el que paga las consecuencias. “A veces se tiene una mala imagen de un gestor por culpa de su secretaria y no porque el sea un ogro”, sostiene Ann Marie Schutte.

Una ejecutiva más. ¿Pero que más hace a una buena secretaria de alta dirección? Dominio de herramientas ofimáticas y de idiomas –al menos deben ser bilingües en la lengua de Shakespeare–, deben estar a la última en nuevas tecnologías, tener  conocimientos de protocolo y organización de eventos… También ayuda tener habilidades comunicativas, ser una persona resolutiva y organizada. Sobre todo, organizada, porque si uno no es capaz de organizar sus propios papeles o agenda, difícilmente puede gestionar eficazmente el tiempo de los demás. Éste es su gran caballo de batalla. Tienen que sacar 25 horas al día para unos jefes bastante ocupados y a los que continuamente les surgen nuevos planes. “Muchos días miro la agenda y me provoca estrés. Está calculada al milímetro, muchos eventos están colocados con un año de antelación y, para que te hagas una idea hasta mayo mi jefe tiene ya todas las comidas planificadas”, comenta la asistente de Coca-Cola.

Además, cada vez se le exige que tenga unos conocimientos más profundos a nivel empresarial, en campos como la contabilidad, el márketing o la macroeconomía.  Porque, como sostiene Ainara Ormazabal, de la firma de reclutamiento Page Personnel, “el profesional del secretariado nada tiene que ver ya con el cliché de secretaria florero, de buena presencia y minifalda, que se dedica sólo a coger el teléfono, hacer fotocopias y servir el café a las visitas. La ayudante convencional ha ido asumiendo cada día más responsabilidad, convirtiéndose en una pieza clave de cualquier organización”. Elisa del Pino, presidenta del Consejo Profesional del Secretariado, ahonda en esa idea. “Actividades administrativas muy rutinarias han dado paso a otras que implican gestión, negociación o resolución de conflictos. Los directivos buscan un apoyo a su gestión, alguien en quien confiar y delegar, sabiendo que va a resolver los problemas. Eso exige un perfil más ejecutivo, con habilidades directivas muy fuertes, propias de un mando intermedio en una empresa”.  Un cambio de perfil que se nota en el sueldo. Según un estudio de Page Personnel, una secretaria de presidencia con idiomas puede ganar en una gran empresa del Ibex en torno a 50.000 euros anuales, el triple de lo que gana una recepcionista sin idiomas en una pyme.

Pero cualquier precio es poco si una personal assistant,  como se llaman ahora, es buena y a uno le hace la vida más fácil. “Tener una buena secretaria es fundamental”, afirma Raquel Silva. No lo piensa sólo ella. A casi todos los ejecutivos a los que se les pregunta por este asunto coinciden al afirmar que “quien tiene una secretaria tiene un tesoro”.  De hecho, muchos ejecutivos, cuando se van de una empresa a otra o ascienden dentro del grupo exigen llevarse a su secretaria. Virginia Sanz puede dar buena cuenta de ello. Durante la última década, ha ido de la mano de Luis  Álvarez, desde que era director de multimedia de British Telecom hasta su actual puesto como presidente de la operadora de telecomunicaciones británica en España, Latinoamérica y EMEA. “Siempre me he llevado bien con él, porque confía en mí y nos entendemos perfectamente. Sólo escuchando el sonido de sus pisadas cuando sale del ascensor sé si mi jefe está torcido o no, si hay que dejar pasar un rato antes de despachar con él un determinado asunto o, incluso, si es mejor no pasarle visitas. Sé el tipo de restaurantes que le gustan, en qué horario le gusta volar a Latinoamérica o cuáles son sus amigos y conocidos”, sostiene Virginia Sanz, para quien la relación con el presidente de BT es casi como la de un matrimonio.  Elisa del Pino es de la misma opinión: “Me he pasado más tiempo con mis jefes que con mi familia. Son muchas horas”. Porque si la jornada de un directivo es interminable, la de su asistente tampoco tiene horarios. Sobre todo, si no se tiene la suerte de tener alguna otra empleada a cargo.

Por no hablar de la confianza que el jefe deposita en su ayudante. No sólo maneja la agenda sino también mucha información sensible y confidencial de la empresa, asuntos personales e incluso sus cuentas bancarias. Como en toda  unión conyugal, la discreción y la  confidencialidad es fundamental. “Hay que aprender a guardar los secretos, actuar con discreción y, en no pocas ocasiones, hacerse la tonta”, afirma María Claudia Londoño, presidenta de la Asociación del Secretariado Profesional de Madrid. Por eso, a esta veterana de Telefónica, donde trabaja desde hace 37 años, le irrita que se den casos como el de la secretaria que hace un año publicó un libro con cotilleos sobre los distintos presidentes a los que sirvió en el Palacio de la Moncloa. “Hace un flaco favor a la profesión”, sostiene. Porque la discreción es el pilar sobre el que se asienta tanto la confianza del presidente como el poder en la sombra que su asistente ejerce en la empresa. Si Conchita Tabuyo va camino de celebrar las bodas de oro con Florentino Pérez es precisamente porque la confianza mutua es más fuerte que al principio.