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Cómo sobrevivir a una reunión de trabajo

El lunes, a las 10 de la mañana, reunión en la oficina. ¡Horror! ¡Otra más! ¡Sálvese quien pueda! Estos y otros comentarios se han convertido algo así como el pan nuestro de cada día en muchas empresas. Los motivos son de los más variados: aburrimiento, siempre lo mismo, no aportan nada, el interlocutor duerme hasta a las ovejas… Por no hablar de las disputas que pueden llegar a originarse cuando los puntos de vista no coinciden. Para que la reunión no acabe como el rosario de la aurora, te proponemos los siguientes puntos. Así la tormenta se convertirá en calma chicha.

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tiempo

TIEMPO

Empezar a las 10, un lunes… correcto. Pero, ¿cuándo se acaba? Esa es la pregunta del millón. Alargar la reunión por un tiempo indeterminado es como empezar a correr y no saber dónde está la meta. Por eso es conveniente poner una hora de inicio y otra de conclusión. Y si la hora de comienzo es a las 10, se empieza a las 10. Nada de a las diez y cinco, o a las diez y diez, o cuando sea. Si no se empieza a la hora no se cumplirán con los plazos previstos y todo se irá al traste. Por eso es pertinente convocar a los asistentes cinco minutos antes del pistoletazo de salida.

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ESQUEMA

Otro error es comenzar la reunión y no saber de lo que se va a hablar. O si se sabe, no llevarlo organizado. Empezar por un punto, saltar a otro, volver a atrás… ¡Error! Hay que preparar los temas que se van a tratar de forma anticipada y pormenorizada. Y decírselo a quienes vayan a asistir, para que sepan de antemano de qué se va a hablar, y sepan y de qué va el asunto. Porque si no es así, si no hay una planificación, las posibilidades de que aquello acabe desbordándose se irán incrementando.

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TECNOLOGÍAS

Y bla, bla, bla. Y más bla, bla, bla. Y… Una charla puede ser lo más anodina que hay en el mundo mundial. La monotonía en el tono de voz, todos mirando al ponente, o a la mesa, o a saber bien dónde, puede ser de lo más aburrido. Sobre todo en un mundo donde las tecnologías crecen como las plantas. ¡Aprovéchelas! Imágenes, vídeos, presentaciones desarrolladas como app en las tablets de los asistentes… El campo es vasto e inmenso. Así atraerá y mantendrá la atención de sus interlocutores. No se trata de que sea “El club de la comedia”, pero casi. Salvando las distancias.

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PARTICIPAR

No sea una estatua en la reunión. Si va a la misma es para participar, que dejarse ver, para que se le oiga, para que se le escuche. Eso sí, hágalo de manera concisa, clara, yendo al grano, no a los cerros de Úbeda. Tampoco se trata de que sea la estrella del evento. Hable cuando considere que es necesario, que sus palabras van a aportar algo sustancioso. Eso también le servirá para estar más concentrado. A la par, le servirá para que los minutos no se le hagan pesados, largos y aburridos. De esta manera es posible que salga de la reunión con una sonrisa.

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DOSSIER

Cuando le toque hablar, no sea un loro. Lleve bien pensando qué es lo que va a decir y cómo lo va a decir. Y, de paso, para hacerle el momento más atractivo a quienes le escuchan, reparta entre ellos unos dosieres donde estén incluidos los puntos que va desarrollar. Así hará que todo el mundo sigue su discurso de manera más agradable. Si al final tienen dudas, contéstelas. No las deje para otro día. Si, por el contrario, solo va a escuchar, uno de los ejercicios que debe hacer es el de tomar notas. Al lado de las mismas puede ir anotando sus propias conclusiones, que le servirán para aclarar sus dudas, o para futuras preguntas. De esta manera pondrá su punto de atención en las palabras de quien habla, y no se dispersará.

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TODOS O NINGUNO

Es la pregunta del millón: ¿a cuántos convoco? ¿A todo el departamento, o solo a sus máximos responsables? ¿A un solo departamento o a varios? Un pecado capital es querer convocar a todos aquellos que pueden verse afectados, de una manera o de otra, en los temas que se van a tratar. Lo más aconsejable es llamar solo a quienes tienen influencia y pueden tomar decisiones por el tema. Ellos pueden trasladar posteriormente lo dicho al resto del personal. Se ahorrará tiempo y quebraderos de cabeza.

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calma

CALMA

Puede darse el caso de que algún exasperado acabe reventando la reunión con palabras malsonantes, proposiciones nada de acuerdo con la filosofía de la empresa, o incluso vocablos fuera de tono. Como dice una campaña de publicidad: mucha calma. Lo primero que hay que hacer en esos casos en calmar a quien se muestra maleducado. Y, una vez conseguido, continuar con la reunión como si nada hubiera sucedido, aportando propuestas de valor para la compañía. Si lo hace, quedará estupendamente ante los jefes.

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hastaproxima

HASTA LA PRÓXIMA

Una vez terminada la reunión, pues eso, se acabó. Nada de hacer corrillos y seguir mareando la perdiz. Se sale de la misma, y cada mochuelo a su olivo. Todos a trabajar. Eso quiere decir que la reunión ha sido fructífera, y que el tiempo de todos vale mucho, por lo que hay que aprovecharlo. Aunque, eso sí, hay muchos escépticos que consideran que la mejor reunión es aquella que nunca fue convocada. ¿Está de acuerdo?

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